Jakie biuro rachunkowe wybrać dla naszej firmy?

Każda firma musi mieć prowadzoną księgowość. Duże przedsiębiorstwa posiadają własne komórki wewnętrzne, które zajmują się tego typu kwestiami, natomiast zdecydowana większość mniejszych firm zleca prowadzenie swoich spraw podmiotom zewnętrznym, jakimi są biura rachunkowe.

W dzisiejszym tekście dzielę się wrażeniami ze współpracy z moim biurem rachunkowym. Opiszę, które funkcjonalności są dla mnie ważne i dlaczego, jak również podpowiem, na co zwrócić uwagę.

Tekst ten jest trzecim z cyklu dotyczącego prowadzenia własnej firmy. W artykułach tych dzielę się moimi doświadczeniami związanymi z blogowym biznesem. Polecam również konkretne rozwiązania, które sprawdziły się w moim przypadku, jak również poruszam praktyczne aspekty funkcjonowania firmy. Do tej pory w cyklu ukazały się:

• Jak założyć firmę nic za to nie płacąc - moje doświadczenia

• Kwartał bycia przedsiębiorcą - doświadczenia i bilans 

• Jakie biuro rachunkowe wybrać dla naszej firmy 

Jeśli interesuje Cię temat zakładania i prowadzenia własnej działalności, polecam przeczytać również wcześniejsze wpisy.

Samodzielna księgowość, czy biuro rachunkowe?

Dla niecierpliwych odpowiem od razu - biuro rachunkowe.

Opowiadając o zamiarze założenia działalności gospodarczej czasami słyszymy o osobach, które samodzielnie prowadzą sprawy swojej firmy, w tym również księgowość. Taki wariant jestem w stanie zrozumieć w wypadku składania dorocznych deklaracji podatkowych, będąc osobą zatrudnioną na etacie. Wtedy mamy jednego pracodawcę, przepisanie kilku komórek z PIT-11 do PIT-37 i praktycznie po problemie. Co więcej, można to robić samodzielnie, gdy podejmuje się również inne aktywności zawodowe. Za rok 2014 sam rozliczyłem swoje podatki, zarówno pochodzące z etatu, kilkunastu umów o dzieło, jak również z działalności inwestycyjnej. A więc wiem dobrze, że można.

Prowadzenie własnej firmy to jednak zupełnie inna para kaloszy. Z cyklu rocznego przechodzimy na cykl miesięczny, kiedy to wiele obowiązków spoczywa na nas kilkanaście razy w roku. Oprócz odprowadzania należnych podatków i składek, musimy również sporządzać i wysyłać deklaracje podatkowe w rodzaju VAT-7. Co więcej, samo prowadzenie firmy nakłada na nas wiele obowiązków. Księga przychodów i rozchodów, ewidencja sprzedaży i zakupów VAT (dla vatowców), amortyzacja, pensje pracowników (jeśli ich mamy) są to rzeczy wymagające należytej staranności.

Chcąc samodzielnie wykonywać to wszystko, musimy być na bieżąco z przepisami, które lubią się w Polsce zmieniać. Jeśli czegoś nie dopilnujemy, narażamy się na kontrolę podatkową, która sprawdzi dokładnie wszystkie pola naszej działalności. Nie możemy wtedy mieć pretensji do nikogo innego poza sobą.

I teraz trzeba sobie zadać pytanie: czy prowadząc własną działalność gospodarczą, chcemy się skupić na zarabianiu pieniędzy, czy też na nauce księgowości? To tak jakby będąc kucharzem samodzielnie ubijać masło. Zwyczajnie się tego nie robi, zlecając zadanie komuś innemu, kto się na tym zna i jest w stanie zrobić to lepiej i taniej. A samemu należy się skupić na tym, co generuje nam strumień przychodów, gdyż z pewnością i tak nie mamy zbyt wiele czasu, żeby dopilnować wszystkich niezbędnych rzeczy.

Biorąc pod uwagę ilość obowiązków i ogrom wiedzy, który trzeba przyswoić, żeby w pełni profesjonalnie prowadzić rachunkowość swojej firmy, zdecydowanie wolę zlecić to księgowym z biura rachunkowego. Lata doświadczenia oraz posiadane przez nich ubezpieczenie OC sprawiają, że mogę spać spokojnie i skupić się na innych istotnych kwestiach.

Biuro tradycyjne, czy wirtualne?

Żyjemy w czasach, kiedy możemy wybrać biuro wirtualne w miejsce realnego. I podobnie jak inwestowanie przez internet wyparło zlecenia telefoniczne i wizyty w oddziałach domu maklerskiego, tak sądzę, że warto korzystać z możliwości prowadzenia swojej rachunkowości online.

Pisząc online nie mam bynajmniej na myśli biura, które nie istnieje gdzieś realnie. Jest to biuro, którego siedziba nie ma dla mnie żadnego znaczenia, gdyż dostęp do księgowej i swojej dokumentacji posiadam w każdej chwili dzięki Internetowi.

Stare wyobrażenie biura rachunkowego to księgowa, rozumiana jako kobieta-instytucja. Pamiętam jak mój ojciec przynajmniej raz w miesiącu jechał do księgowej, wożąc wszelkie faktury i dokumenty, a wracając z plikiem wydruków i deklaracji. Jeśli działo się coś nadzwyczajnego, jeździł częściej. Tak się składa, że miejsce w którym aktualnie mieszkam sąsiaduje z biurem rachunkowym prowadzonym jednoosobowo przez księgową. I niemal każdego dnia widzę podjeżdżające samochody i ludzi wysiadających z teczkami i aktówkami.

Wiecie, że oprócz firmy, pracuję również na etacie. Duża liczba zadań i niewielka ilość czasu sprawiają, że nawet wyjazd na pocztę w celu nadania lub odebrania listu jest dla mnie męczarnią. Konieczność dowożenia i odbierania dokumentów zupełnie nie koresponduje z moim harmonogramem.

Jako freelancer i osoba pracująca w internecie, stawiam na biuro, do którego posiadam stały dostęp online. Nie wożę dokumentów, ale jedynie je skanuję i podpinam do mojego konta. Nie odbieram podsumowań miesięcy, a jedynie drukuję je z przesłanego mi mailem załącznika. Jeśli chcę coś sprawdzić, robię to o dowolnej porze dnia lub nocy. I taki właśnie układ mi odpowiada.

Jest jeszcze jedna zaleta takiego właśnie rozwiązania. Małe biuro rachunkowe ma stosunkowo ograniczone możliwości. Tymczasem biuro duże, dostępne online i niezależne od lokalizacji firm będących jego klientami, posiada znacznie szerszy wachlarz dostępnych rozwiązań. Może wdrożyć lepsze technologie, zatrudnić lepszych specjalistów z poszczególnych dziedzin, a nawet stworzyć innowacyjne i unikalne usługi i ułatwienia. Czy księgowa starej daty udostępni Wam aplikację mobilną? Nie. A moje biuro tak i z tego względu, jak i powyższych, wybór pada zdecydowanie na księgowość online.

Wybierz zakres świadczonych usług

Szukając odpowiedniej oferty w Internecie, szybko zauważamy, że posiadamy kilka opcji, z których możemy wybrać. Pierwszą i podstawową sprawą jest program do faktur, gdyż jako przedsiębiorca, chcemy wystawiać ich jak najwięcej. W tym zakresie istnieje bardzo szeroka oferta, od programów dodawanych za darmo do gazet, aż do wersji płatnych o rozbudowanych funkcjonalnościach. Tyle tylko, że nie na samych fakturach opiera się nasza firma.

Drugi stopień zaawansowania to oferta tzw. księgowości internetowej. W jej ramach otrzymujemy platformę, na której możemy zarządzać rachunkowością i sprawami podatkowymi naszej firmy. Możemy więc prowadzić KPiR, dodawać wydatki i przychody VAT, prowadzić kilometrówkę samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności, zarządzać składkami i generować formularze do US i ZUS.

Mamy więc narzędzie, ale to na nas spoczywa jego obsługa i cała odpowiedzialność za to, żeby poprawnie i w terminie rozliczyć się ze wszystkich, zwłaszcza podatkowych zobowiązań. Tak więc księgowość internetowa będzie dobrym rozwiązaniem dla osób, które samodzielnie postanowią prowadzić rachunkowość swojej firmy. Jeśli czujemy dość sił, narzędzie się znajdzie.

Trzecia opcja to biuro rachunkowe, czyli firma prowadząca za nas wszelkie sprawy księgowe. Nasza rola w tym wypadku ogranicza się do dostarczania niezbędnych dokumentów, przekazywania informacji (np. o nabywanych środkach trwałych, przejechanych kilometrach) i wysyłania przelewów podatkowych w terminie. Cały ciężar, jak również odpowiedzialność, spoczywają na barkach specjalistów zatrudnionych w biurze rachunkowym.

Jak już wyżej opisałem, biuro rachunkowe dostępne online jest w mojej ocenie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż tradycyjne biuro, do którego dokumenty musimy wozić osobiście. Zwyczajnie nie mam na to czasu i nie mam ochoty tego robić.

Pośród oferty biur rachunkowych również mamy dostępne poszczególne pakiety. Inaczej rozlicza się freelancera, który ma kilka, góra kilkanaście dokumentów w miesiącu, a inaczej firmę zatrudniającą kilka osób działającą w branży handlowej. Tam zakup towaru, sprzedaż, płace i zobowiązania wymagają o wiele większego nakładu pracy i większej wiedzy. I nie jest tajemnicą, że za szerszy zakres usług, musimy trochę więcej zapłacić.

Dlaczego wybrałem biuro rachunkowe iFirma?

Szczerze mówiąc dlatego, że polecił mi je znajomy, który również jest blogerem i korzysta z usług iFirmy. Przeprowadziłem oczywiście własne poszukiwania, ale również wyszło mi, że iFirma jest najlepszym rozwiązaniem.

W ramach świadczonych usług korzystam z pakietu dla freelancerów, za który płacę 80 złotych netto miesięcznie. Jest to oferta niższa od konkurencji, a w tej cenie dostajecie dużo interesujących funkcjonalności.

Sam założyłem konto jeszcze przed rozpoczęciem funkcjonowania mojej firmy. Wypełniłem konto najważniejszymi danymi i praktycznie mogłem zacząć działać. Co ważne, opiekun mojego konta wypełnił najważniejsze deklaracje, które trzeba złożyć do US i ZUS. Dzięki temu zakładanie działalności przebiegło łatwiej niż myślałem.

Później następuje podpisanie umowy o świadczenie usług przez biuro rachunkowe. Kiedy wszystko jest już dopięte, otrzymuje się indywidualnego księgowego, który zajmuje się naszym kontem. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem tłumaczyć komuś specyfiki naszego biznesu i związanych z nim zawiłości.

Co jeśli chcecie skorzystać z usług iFirmy?

Jeśli jesteście na etapie zakładania działalności gospodarczej lub też już ją prowadzicie, ale szukacie zmiany na lepsze w tematyce księgowości, mam dla Was dwie propozycje.

Pierwsza z nich to oferta księgowości internetowej. Z oferty możecie skorzystać klikając powyższy banner lub ten link. W ramach księgowości internetowej otrzymujecie:

• prosta i wygodna w obsłudze aplikacja do księgowości online;
• 3 darmowe miesiące na wypróbowanie aplikacji;
• automatyczne uzupełnianie KPiR, ryczałtu i ewidencji VAT;
• wysyłanie do urzędu skarbowego generowanych w ifirma.pl e-Deklaracji i bezpłatne rozliczenie PIT pod koniec roku;
• program do fakturowania gratis - na zawsze i bez zobowiązań;
• integracja oprogramowania księgowego z najpopularniejszymi rozwiązaniami e-commerce oraz z serwisem aukcyjnym Allegro.pl;
• dostęp do modułu CRM, kadry-płace, elektroniczne repozytorium dokumentów firmy i wiele innych przydatnych każdemu przedsiębiorcy funkcji.

Druga opcja obejmuje ofertę na usługi biura rachunkowego. Jak opisałem w tekście, ja sam polecam to rozwiązanie, ponieważ korzystam z niego na co dzień jestem bardzo zadowolony. Dla moich czytelników przygotowany został specjalny bonus w wysokości 50 zł na usługi biura rachunkowego, Jedyne, co musicie zrobić to odezwać się do mnie drogą mailową i poprosić o unikalny kod rabatowy, jeszcze przed zarejestrowaniem się w serwisie iFirma. Z uwagi na ich ograniczoną ilość, niestety nie mogę umożliwić samodzielnego ich generowania. 

Oferta jest bardzo bogata, a o szczegółach możecie poczytać pod tym linkiem.

Podsumowanie

Wybór biura rachunkowego jest bardzo istotną decyzją, którą musi podjąć każdy początkujący przedsiębiorca. Warto więc dobrze ją przemyśleć, gdyż późniejsze przeniesienie dokumentacji i implementacja danych z nowym systemem bywają kłopotliwe.

Ja sam skorzystałem z rady kolei i po kilku miesiącach korzystania wiem, że dokonałem dobrego wyboru. Wystawianie faktur stało się podwójną przyjemnością :)